Автор: Обычный день в офисе – встречи 1-на-1, стендапы, планерки, статусы и прочие собрания. Ваши непосредственные подчиненные собираются возле кулера или на кухне, болтают о жизни. Вы разговариваете с коллегами за обедом в офисной столовой.
Эти повседневные разговоры “за жизнь” имеют большую цель – они являются клеем, который объединяет людей в команду и дает им чувство принадлежности. Личные встречи один-на-один позволяют вам и вашим подчиненным работать совместно, создавать доверительные и продуктивные отношения.
При переходе на удаленный формат работы это не должно ломаться! Но для того чтобы сохранить доверительные отношения в команде, работающей из дома, нужно гораздо больше усилий в планировании и координации. Исследования показывают, что общение – это на 55% язык тела; на 38% тональность и тембр голоса; на 7% непосредственно слова.
Вам необходимо в два раза больше усилий, чтобы установить контакт с сотрудниками на человеческом уровне.
Удаленная встреча 1-на-1 это совершенно другая встреча, какой она была в офисе и вот почему:
- Вы пропускаете важные невербальные сигналы и неверно истолковываете сообщения
- Вам нужно больше времени, чтобы понять, что происходит в команде и выявить потенциальные конфликты и напряженность
- Вам будет трудно следить за прогрессом в проектах и выявлять подводные камни и риски
Встречи 1-на-1 предполагают специальное, закрытое пространство для менеджеров, здесь можно сосредоточится на проблемах и долгосрочных целях своих непосредственных подчиненных. А еще обменяться персональной обратной связью друг с другом.
Не заблуждайтесь на счет неэффективности этих встреч. Весь смысл собраний 1-на-1 в том, что вы отдаете все свое внимание своему подчиненному, слушаете его и совместно обсуждаете варианты решения каких-то проблем, которые возникли перед сотрудником.
Для того, чтобы эти встречи 1-на-1 были по настоящему эффективными, вам обязательно нужно планировать, о чем вы хотите поговорить. Сделать это проще всего с помощью составления повестки встречи или адженды (agenda). Важный момент: составлять повестку встречи необходимо совместно с вашим непосредственным подчиненным, т.е. это не должна быть встрече, на которой только руководитель определяет темы.
Что такое адженда и почему она важна для встречи 1-на-1
Адженда или повестка встречи – это план, в котором перечислены темы для обсуждения и порядок их следования. С такой повесткой ваши встречи не будут отклоняться от выбранных тем и вы сможете максимально эффективно использовать как свое время, так и время своих сотрудников. При проведении удаленных встреч один-на-один со своими подчиненными вдвойне важно становится наличие совместной повестки встречи, потому что вы сейчас не встречаетесь со своими коллегами каждый день в офисе и контекст их работы для вас стал менее понятен.
Вы не знаете, что происходит в голове у вашего сотрудника. Если раньше вы могли по каким-то особенностям его поведения в офисе предположить, в каком он настроении, то сейчас это сделать значительно сложнее. Может быть у сотрудника какие-то проблемы, накапливается раздражение или усталость, может быть он хочет с вами поговорить, но не знает, как начать разговор. Такие мелочи могут накапливаться и создавать серьезные проблемы в будущем. Реагирование на ранних стадиях возникновения проблемы всегда более эффективно, чем попытки исправить ситуацию с запозданием в недели или месяцы.
У вас и вашей команды пропала возможность ежедневных личных контактов, когда вы могли быстренько решить какие-то вопросы заглянув в кабинет к коллеге и задав пару быстрых вопросов. Теперь вы должны сохранять, а лучше – записывать, все возникающие вопросы и обсуждать их на периодических встречах или в письмах или мессенджерах. И еженедельные встречи 1-на-1 становятся длиннее – это неизбежно и с этим не нужно бороться.
Повестка встречи, подготовленная для встречи 1-на-1, позволит вам сохранить фокус на действительно важных вопросах и подготовиться к их обсуждению заранее. И не забывайте, что встречи 1-на-1 – это время ваших сотрудников, а не ваше, т.е. стремитесь к тому, чтобы на этих встречах вы обсуждали их проблемы и вопросы в большей степени, чем ваши. Потому что для обсуждения ваших вопросов могут быть назначены дополнительные встречи и совещания.
Совместное составление повестки встречи лучше всего подходит для встречи 1-на-1. Не забывайте, что финальный вариант адженды необходимо показать вашему непосредственному подчиненному до начала встречи, чтобы он мог подготовиться.
Как помогает повестка при проведении встреч 1-на-1
Вам может казаться, что еженедельная встреча на 30-60 минут может пройти и совсем без повестки. Но попробуйте провести несколько встреч с заранее подготовленной аджендой и вы удивитесь результату. Вы успеете обсудить больше вопросов за меньшее время, обсуждение будет содержательнее и впечатление от встречи – лучше.
Давайте посмотрим, как повестка встречи, совместно составленная с вашим подчиненным, может улучшить встречу 1-на-1.
Сделайте встречу для сотрудника
Запомните, что встреча 1-на-1 – это, в первую очередь, встреча для ваших подчиненных, чтобы поделиться с вами своими мыслями и чувствами. Когда ваш коллега формирует повестку предстоящей встречи, это гарантирует, что он включит в нее те вопросы, которые его действительно волнуют и которые для него важны.
Какие-то важные темы могут не попадать в повестку встречи, это естественно, потому что сложно управлять приоритетами при ограниченных ресурсах (продолжительность встречи определена заранее). Это не страшно, то что не попало в обсуждение на эту встречу, можно будет обсудить на следующей, через неделю. Но когда ваш подчиненный сам определяет повестку, он сам может решать, что для него сегодня важнее и о чем он хотел бы поговорить именно на ближайшей встрече один-на-один.
Приглашая сотрудника к составлению адженды, вы показываете его значимость и вашу готовность работать с ним в одной команде. А заранее получив список вопросов ко встрече вы сможете подготовить на них подробные ответы.
Освободите время для встречи 1-на-1
Мы знаем, что ваш календарь состоит из встреч, которые идут одна за другой. У некоторых встречи могут накладываться друг на друга и такой менеджер будет надеятся, что он успеет пораньше завершить одну встречу, чтобы успеть втиснуть что-то перед следующим совещанием. Все это приводит к тому, что встречи 1-на-1 с подчиненными сдвигаются, переносятся и отменяются. Не делайте так! Это может быть воспринято сотрудником как показатель того, что встречи с ним для вас не важны, что вы его не цените и т.п..
В условиях вечной нехватки времени вдвойне важно использовать его разумно и эффективно. Только с определенной заранее повесткой встречи вы сможете прикинуть, сколько времени и на какую тему нужно заложить и контролировать длительность дискуссии.
Рекомендуем вам быть гибким в соблюдении повестки встречи. Имейте некий буфер времени, потому что есть шанс, что в ходе разговора с вами, ваш подчиненный захочет рассказать что-то важное для вас обоих. Дайте, по возможности, ему эту возможность! Хороший руководитель доступен для сотрудников, когда они нуждаются в его поддержке и помощи.
В условиях удаленной работы ваши непосредственные подчиненные лишены возможности поболтать с вами в коридоре или у кулера, они не могут обсудить то, что их беспокоит в нерабочей обстановке. Встреча 1-на-1 единственный шанс поговорить с вами о том, что их волнует. Ни почта, ни мессенджеры не дают такой возможности в полной мере.
Берегите время
Как часто вы попадали в ситуацию, когда на встрече не могли вспомнить, что хотели обсудить? Или вспоминали, что забыли подготовить ответы на вопросы, заданные на прошлом собрании?
Попытки вспомнить, что же вы хотели обсудить не только отнимают общее время, но и наносят урон моральному духу команды. Ваши коллеги могут почувствовать, что встреча с ними для вас не важна, раз вы не подготовились и не знаете, о чем говорить. Вы должны показать, что время вашего сотрудника так же важно и ценно, как и ваше собственное. Всегда готовьтесь ко встрече!
Наличие повестки собрания гарантирует, что вы не забудете обсудить то, что собирались. Также важно иметь заметки с вашей предыдущей встречи 1-на-1, тогда вы сможете проконтролировать, что вопросы, появившиеся неделю назад, не остались без ответа.
Фокусируйтесь на действиях
Какой смысл обсуждать проблемы, если никаких изменений и улучшений после этого не происходит? Как эти изменения могут происходить, если вы не составили план действий?
Подготовив повестку собрания 1-на-1 вы можете быть уверены в трех вещах:
- Вы выполнили действия, которые планировали на прошлом встрече
- Вы представляете, какие действия нужно предпринять по проблема, которые вы обсудили на сегодняшней встрече
- Вы представляете, как будете контролировать выполнение выполнение прошлых и будущих договоренностей
Важный момент: разделите выполнение запланированных действий со своим непосредственным подчиненным. Так вы сможете вместе добиться результата. Чувство ответственности творит чудеса! Первый шаг к цели – это составление повестки встречи, нацеленной на результат.
Сохраняйте непрерывность контекста встреч 1-на-1
Какая бы хорошая повестка встречи у вас ни была, все равно будут возникать моменты, когда вы не успеете все обсудить и обо всем договориться. Это нормально! Просто переносите обсуждение на следующую неделю, не позволяйте встречам 1-на-1 превращаться в изолированные собрания. Не обнуляйте то, что было на прошлых встречах.
Просмотрите свои заметки с прошлой встречи и постарайтесь продолжить диалог с того места, где вы остановились в прошлый раз. Такая непрерывность очень важна при обсуждении каких-то карьерных целей сотрудника или при обмене обратной связью.
Рекомендуем использовать какие-то онлайн инструменты для коллаборативного ведения заметок о встрече. Таким образом и вы и ваш непосредственный подчиненный будут сохранять контекст между встречами.
Итого
Повестка встречи – это достаточно простой способ сделать ваши встречи 1-на-1 более организованными и плодотворными. Даже в такое непростое время, как карантин и самоизоляция, старайтесь не терять организованности в своей работе. Это поможет и вам и команде в целом преодолеть любые кризисы!
