Covid-19: Вопросы, помогающие создать атмосферу доверия в команде

В английском языке есть замечательный термин “icebreaker questions”. Это вопросы, которые позволяют растопить лёд недоверия между руководителем и сотрудником. В условиях пандемии и самоизоляции вам стоит научиться задавать вопросы, создающие атмосферу доверия между вами и вашими подчиненными.

Вы читаете этот пост в своем домашнем офисе? Скорее всего, ваша организация работает в удаленном режиме, как и миллионы других компаний по всему миру из-за пандемии COVID-19.

Вы и ваша команда проходит через трудности, связанные с организацией удаленной работы. Надеемся, вы смогли решить основные проблемы с настройкой оборудования и организацией удаленной работы. 

Мы все вынуждены участвовать в огромном мировом эксперименте по работе из дома и многим организациям до сих пор сложно его реализовать.

Сайкат Чаттерджи. Директор консалтинговой компании Gatner

Почему человеческое общение важно

Вы знали, что общение лицом к лицу в 34 раза эффективнее, чем электронная почта?

Когда вы с кем-то говорите лицом к лицу, вы можете обратить внимание на язык тела вашего собеседника, на различные невербальные сигналы. Все это позволяет вам представить полный контекст того, что хочет донести ваш собеседник. В таком формате общения меньше шансов неправильно истолковать слова, потому что жесты и тон могут смягчить то, что человек говорит. А если возникнет какое-то недопонимание, вы можете тут же его устранить, задавая дополнительные вопросы. Но сегодня мы вынуждены сидеть по домам и у нас нет возможности общаться как раньше. Похоже, такой режим работы может продолжаться еще какое-то время и нам стоит к нему приспосабливаться.

Как же вам вернуть человеческое общение в удаленную работу вашей команды? Используйте вопросы, создающие атмосферу доверия или те самые icebreaker questions.

Что такое вопросы, создающие атмосферу доверия

Так что же это за вопросы, которые могут помочь сломать лед между вами и подчиненными? Классические icebreakers – это вопросы, основная задача которых помочь начать дискуссию или диалог, который может быть трудно начать из-за недоверия или необычности ситуации, в которой все мы сейчас оказались.

Это отличный способ сломать преграды и барьеры между членами команды и создать более открытую и дружелюбную среду. Они также являются великолепным способом привлечь внимание и создать чувство принадлежности к единой команде. Используя вопросы, создающие атмосферу доверия, на встречах 1-на-1 или на других собраниях, вы сможете поднять эффективность ваших коммуникаций.

Ваши подчиненные не будут чувствовать себя полностью брошенными и изолированными. С помощью правильных вопросов и построения благоприятной атмосферы на ваших собраниях, вы сможете уменьшить страхи и беспокойство у членов команды. 

Немаловажно и то, что чувство спокойствия и защищенности помогают вашим подчиненным лучше воспринимать то, что вы говорите. Это особенно важно в моменты, когда вам нужно сообщать о каких-то сложных и неприятных для команды решениях.

Как правильные вопросы могут помочь

Ваши встречи будут проходить эффективнее, если вы создадите приятную атмосферу в начале, задав правильные вопросы и сломав лед между членами команды. 

Вопросы, создающие атмосферу доверия, должны играть важную роль как на встречах 1-на-1, так и на собраниях команды. Они позволяют людям расслабиться, настроится на позитивный и открытый лад, а это в свою очередь является фундаментом для построения прочных отношений в команде.

Ваша команда находится сегодня в очень сложной и необычной ситуации. Весь мир в ней находится из-за Covid-19. В таких условиях, каждое ваше взаимодействие с командой – это шанс и возможность для вас, как для менеджера:

• позволить вашей команде поделиться с вами тревогами и получить поддержку;
• активно слушать сотрудников и стараться понять их проблемы;
• сопереживать и давать понять, что вы заботитесь о своих подчиненных;
• находить совместные решения насущных проблем
• восстановить фокус команды на продуктивность и эффективность
• обеспечить устойчивость бизнеса, в условиях “идеального шторма”

Почему именно сейчас важно использовать правильные вопросы

Возможно, сейчас не лучшее время для розыгрышей и шуточных приколов в команде. Ваша команда нуждается в том, чтобы вы, как настоящий лидер, вели ее через проблемы и страхи современного мира. Сейчас, как никогда ранее, члены вашей команды ждут от вас поддержки и сострадания, все хотят снова ощутить стабильность.

Помогать уменьшить тревогу и беспокойство

Ваши непосредственные подчиненные находятся в поиске нового баланса между работой и личной жизнью во время вспышки коронавируса. Дети все время находятся дома, домашние хлопоты накапливаются, привычный уклад жизни нарушен. 

В данной ситуации вам нужно проявить сочувствие в начале разговора. Вы можете попытаться поднять настроение своему сотруднику, но имейте ввиду, что он может быть в очень тревожном состоянии из-за беспокойства о здоровье своей семьи и близких людей.

Устраивайте частые встречи

В обычных условиях вы можете общаться 1-на-1 со своими подчиненными раз в две недели. В случае с удаленной работой – раз в неделю. Но в сложных эпидемиологических условиях, когда ситуация меняется каждый день, есть смысл общаться тет-а-тет со своими сотрудниками через день, как минимум. Ситуация меняется слишком стремительно и в ваших интересах попытаться контролировать и влиять на настроение своих сотрудников максимально оперативно. 

Начинайте разговор с вопроса, помогающего снять напряжение, а дальше переходите к основной повестке.

Где задавать вопросы, создающие правильную атмосферу в команде

В течении дня у вас есть масса возможностей связаться с вашей командой, даже если вы все работаете удаленно. Это значит, что вам нужно использовать правильные вопросы, чтобы помочь команде справиться с этим кризисом.

Разговоры у виртуального кулера

Ваша команда лишилась привычного места для неформального общения. Во многих офисах это было либо возле кофемашины, либо у кулера с водой.

Вы можете постараться создать виртуальные площадки для неформального общения. Многие команды создают для этих целей каналы в Slack или на других платформах. Это отличная практика!

В таких каналах вы можете обсудить с коллегами какие-то личные проблемы, обменяться советами и лайфаками, как обустроить жизнь в новых реалиях. Даже простое сочувствие друг к другу значительно повышает эмоциональный климат и благоприятно влияет на психологическое здоровье команды. Вопросы icebreakers помогут начать такие диалоги!

Встречи 1-на-1

Естественно, что вы хотите максимальной пользы от встреч 1-на-1 с вашими непосредственными подчиненными. Не забывайте, что подобные встречи – это безопасное место для ваших сотрудников, где они могут высказать свое мнение и поделиться своими проблемами, будучи уверенными, что их не высмеют и выслушают. Используйте вопросы, создающие атмосферу доверия в самом начале встречи 1-на-1, задайте правильный тон вашему общению. Ваш подчиненный перегружен сейчас дополнительными заботами о семье, доме, безопасности. Сочувствие и поддержка от руководителя помогут ему лучше справиться со всем, что навалилось в последнее время.

Регулярные командные собрания

Сегодняшние реалии – это собрания с использованием видеоконференций. Коронавирус не позволил многим компаниям основательно подготовиться к столь масштабной удаленной работе. Но вы можете снизить негативное влияние всего происходящего, если будете чаще выходить на связь со своими людьми. Покажите команде, что вы рядом и постарайтесь создать спокойную рабочую атмосферу в коллективе с помощью правильных вопросов и коммуникаций.

Пятничные посиделки

Во многих команда приняты совместные активности вечером в пятницу. Это могут быть походы в бар, караоке, какие-то околоспортивные мероприятия или концерты. Это отличный способ расслабиться после трудовой недели! Так почему бы не попытаться перенести эти традиции в новые реалии? Zoom-вечеринки стали очень популярны последнее время. 

В текущих условиях очень легко почувствовать себя одиноким и забытым. Привычный ритм жизни не доступен и людям это не нравится. Но вы можете попытаться это исправить, организовав виртуальные встречи с коллегами в нерабочее время. 

Но, пожалуйста, будьте внимательны с коллегами. Возможно, некоторые из них сейчас разрываются между работой и семьей. Поэтому постарайтесь с пониманием отнестись к их потребностям и желаниям.

Примерные вопросы для начала диалога

Вот небольшой список вопросов, которые вы можете использовать в качестве icebreaker’ов в начале вашего разговора с сотрудниками или командой. Обратите внимание, что эти вопросы специфичны для текущей эпидемиологической ситуации. Мы надеемся, что очень скоро они станут неактуальными!

• Как ты сам? Как твоя семья со всем этим справляется?
• Надеюсь, что в твоей районе все хорошо. Как дела у твоих друзей?
• Как ты справляешься с этой ситуацией? Может быть я могу как-то тебе помочь?
• Получается проводить время с семьей?
• Как у тебя получилось настроить свою жизнь в плане домашних дел и работы?
• Получилось организовать какое-то рабочее место у себя дома?
• Может быть тебе чего-то не хватает, чтобы домашнее рабочее место стало еще лучше?
• Получается заниматься спортом дома? Чем занимаешься?
• Делаешь перерывы в работе? Может быть какие-то упражнения или домашние дела успеваешь поделать?
• После работы получается расслабится?
• Как ты себя чувствуешь, работая из дома? Напрягает тебя это или все в порядке?
• Сколько ты стал экономить времени на дороге из дома в офис и обратно? Как сейчас тратишь это время?
• Может быть у тебя есть какие-то идеи, что бы мы могли улучшить в рабочих процессах в сложившихся условиях?
• Как ты справляешься со шквалом информации, которая есть в медиа на тему вируса и всего, что с ним связано? 
• Разве это нормально – не испытывать страха в текущей ситуации из-за всего происходящего в мире?
• Что ты делаешь, когда тебя все достало, а ты заперт в четырех стенах дома?
• Тебя тревожит то, что происходит в мире? Как ты с этим справляешься?
• Как тебе кажется, должны мы обсуждать все наши чувства в сложившийся ситуации или нам нужно концентрироваться только на хорошем?
• Что думаешь на счёт мер, предпринимаемых властями для борьбы с эпидемией?
• Как ты думаешь, какой будет наша работа после того, как это все закончится?

Итого

Как руководитель и лидер вы хотите держать руку на пульсе вашей команды в сложившейся из-за Covid-19 ситуации. Физическое и эмоциональное благополучие членов вашей команды сейчас выходит на первый план и должно стать вашим главным приоритетом. 

Кризисные ситуации предоставляют множество возможностей для укрепления ваших отношений с командной. Сейчас может быть заложена основа будущих успехов вашей компании. Сплоченные команды, обладающие высоким моральным духом способны свернуть горы!

Поэтому держитесь и #оставайтесьдома!