Автор: Если вы введёте в строке поиска Google «удаленная работа», то найдёте много информации о том, как технологические гиганты вроде Apple, Twitter и Amazon массово переводят своих сотрудников на удаленный формат работы. Поскольку случаи заболевания COVID-19 продолжают расти, ожидается, что всё больше компаний последуют тому же примеру.
Вероятно, удаленная работа – это хорошее решение государства для сдерживания эпидемии, однако для руководителей и их подчинённых оно может создать множество неожиданных проблем.
Удалённая работа одинакова сложна как для начальника, так и для подчинённого
“Как моя команда будет достигать целей в этом месяце?”, “Каким образом подчинённые будут общаться друг с другом и как я буду общаться с ними?”, “Как проконтролировать их работу так, чтобы не быть чересчур дотошным?”, “Как им помочь преодолеть трудности, с которыми они могут столкнуться в ходе удалённой работы?” – это всего лишь несколько вопросов, которые могут возникнуть в голове руководителя и список можно продолжать.
Грамотно организованные встречи 1-на-1 дадут возможность предотвратить потенциальные проблемы и помогут найти ответы на сложные вопросы.
Почему проводить встречи 1-на-1 сейчас более важно, чем когда-либо?
По мере того, как вы и ваша команда включаетесь в работу, обеим сторонам необходимо найти способы подстроить рабочий процесс и общение под новый формат. Если современные технологии с лёгкостью помогут вам наладить общение, то с таким важным психологическим фактором как доверие вам придётся поработать.
Для успешного удалённого управления требуется такой уровень доверия, при котором вам не пришлось бы раз за разом проверять ваших сотрудников и взывать их к честности. Вы же не хотите быть микроменеджером, с которым сотрудники опасаются делиться своими проблемами? Если нет, в таком случае вашему коллективу нужна нейтральная психологически безопасная зона, где сотрудники могли бы встретиться с вами, поделиться проблемами, высказаться о том, как можно усовершенствовать рабочий процесс и спросить вашего совета насчёт нового формата работы.
Удалённые встречи 1-на-1 как раз и могут стать той самой нейтральной зоной.
Чем отличается удалённая встреча от традиционной?
При традиционной встрече, где вы разделяете одно и то же пространство с вашими сотрудниками, у вас есть возможность легко оценить уровень их заинтересованности темой встречи. При удалённом же формате и вам, и вашему коллективу может быть сложно подобрать нужные слова согласно ситуации из-за того, что вы не видите друг друга вживую. Как руководителю, вам придётся приложить больше усилий, не только чтобы начать беседу, но и чтобы вести её в позитивном ключе. От этого будет польза и вам, и вашим подчинённым.
На первый взгляд может показаться, что удалённые встречи проводятся по тем же принципам, что и очные, однако было бы опрометчиво использовать одни и те же правила для обоих форматов.
Как же эффективно провести удалённую встречу 1-на-1?
Покажите, что вам не всё равно
Сейчас это очень важно, так как во время глобального кризиса в области здравоохранения ваши сотрудники очень сильно беспокоятся о своём здоровье и о здоровье своих близких.
Им важно понимать, что вы переживаете за них.
Начните встречу с нескольких вопросов типа:
- Как жизнь?
- Как дела у ваших близких?
- Надеюсь, и у ваших друзей всё в порядке?
- Тяжело ли вам на карантине? Могу ли я чем-нибудь помочь?
Это позволит им ощутить вашу заботу, укрепит отношения и придаст сил для работы в это непростое время. Поинтересуйтесь вещами, которые не касаются непосредственно работы. Для этого можно спросить:
- Всё ли у вас есть, чтобы организовать комфортное рабочее место дома?
- Как вы отдыхаете в перерывах и после работы?
- Вам легко работается? Есть ли трудности? Если да, то как я могу вам помочь с ними справиться?
- Теперь вам не нужно добираться на работу. Как вы проводите освободившееся время?
- Есть ли предложения о том, как мы могли бы улучшить рабочий процесс в условиях удалённой работы?
Сложно переоценить важность таких разговоров. Мотивация к работе будет расти, ведь каждый подчинённый почувствует, что его ценят не только как члена команды, но и как человека.
Встречайтесь чаще и дольше
Мы рекомендуем проводить встречи с каждым подчинённым длительностью от 45 до 60 минут не реже одного раза в неделю. Сейчас, пока вы работаете из дома, у вас нет возможности перекинуться парой слов с коллегами в перерывах или во время обеда. Вы проводите меньше времени вместе и очень вероятно, что в вашем коллективе произошло много чего, о чём можно поговорить.
Очевидно, вам понадобится больше времени на общение.
Поэтому, никогда не старайтесь побыстрее закончить ваши личные встречи. Сделайте их регулярными. Это позволит вам и вашим коллегам воспринимать совместное онлайн-общение как неотъемлемую часть рабочего процесса.
Используйте “правильные” технологии
Не все технологии одинаково полезны. Вам, как руководителю, очень важно найти сочетание технологий, которые будут максимально эффективными для вашей команды. Не используйте телефонные звонки, если вам необходимо провести личную встречу дистанционно. Сделайте выбор в пользу видеоконференции. С ней вам будет проще оценить настрой собеседника и его заинтересованность результатами труда.
Для проведения таких видеоконференций мы рекомендуем платформу Zoom. Если же вам предстоит не только пообщаться, но и поработать, рассмотрите платформу Slack. В Slack интегрировано большое количество привычных вам приложений и инструментов, которые значительно облегчат совместный рабочий процесс.
Совместно обсудите повестку дня
Повестка дня – очень важное условие эффективной встречи, особенно удалённой. При регулярном общении с сотрудниками в офисе, нам проще замечать и решать возникающие проблемы. Когда мы физически находимся в коллективе, мы без труда можем понять, легко или сложно идут дела.
Удалённый формат работы лишает вас возможности видеть обстановку и в этих условиях хорошо спланированная повестка сэкономит вам много времени и сил. Попросите ваших сотрудников заранее сформулировать вопросы, которые они хотели бы обсудить, чтобы на самой встрече вы могли посвятить больше времени их решению.
Следите за уровнем мотивации в коллективе
Стремительный переход с очного на дистанционный формат работы даётся не легко. Поэтому важно в самом начале работы оценить уровень мотивации ваших сотрудников.
Для этого можно задать следующие вопросы:
- Чувствуете ли вы снижение мотивации, работая удалённо? Как мне вам помочь?
- Каким образом вы поддерживаете мотивацию на должном уровне?
- Что я могу сделать, чтобы помочь вам достичь лучшей продуктивности?
- Что влияет на вашу продуктивность, когда вы работаете удалённо? Могу ли чем-то помочь?
Обязательно отслеживайте трудности, с которыми ваши сотрудники сталкиваются, приспосабливаясь к удалённому формату труда. Задавайте им конкретные вопросы о коммуникации, командной работе и её динамике.
Как руководитель, вы должны помочь вашим подчинённым наладить эффективное общение и сотрудничество.
Вот несколько вопросов, которые помогут в этом:
- Какой способ связи могли бы вы предложить, чтобы держать меня в курсе рабочего процесса?
- Есть ли у вас какие-либо проблемы с общением в команде? Как мы можем их устранить?
- Есть ли у вас на примете платформа или мессенджер, которые могли бы сделать наше общение более эффективным?
- Как часто вы хотели бы видеть меня онлайн на этой платформе?
- Есть ли у вас какие-либо проблемы в общении с отдельными членами команды или со мной?
Эти вопросы помогут организовать сотрудничество:
- Повлиял ли новый формат работы на сотрудничество в команде? Как я могу помочь?
- Легко ли удаётся вам удалённо сотрудничать с коллегами?
- Можете ли предложить эффективные инструменты для удалённого сотрудничества?
- Сложно ли вам связаться с коллегами, если вам нужна помощь?
Возвращайтесь к вопросам прошлых встреч
После того, как вы оценили настроение собеседника и ознакомились с повесткой дня, можно вспомнить вопросы, затронутые на прошлой встрече. Это привносит в беседу чувство ответственности и укрепляет доверие между вами и вашими подчинёнными. Возвращаясь к вопросам прошлых встреч, вы подчёркиваете личную заинтересованность в проблемах ваших сотрудников.
Всегда делайте записи
Записывайте основные вопросы встречи, чтобы всегда быть в курсе событий и ничего не упустить. Делать это совсем не сложно, учитывая, что вы и ваш собеседник находитесь у компьютера. Чтобы записывать важные вопросы, лучше всего использовать платформы, позволяющие совместно работать над одним документом. С такими задачами отлично справится Google Docs.
Впоследствии, проанализировав сделанные вами записи, можно будет без труда составить список вопросов, требующих решения. Более того, эти записи помогут легко освежить в памяти ранее обсуждённые вопросы.
Обозначьте список задач, требующих решения
После окончания встречи очень важно обозначить список задач, требующих решения, и назначить сотрудников, ответственных за их выполнение. Судить об успешности встречи можно по действиям, последовавшим после её проведения.
Как пишет Пол Акстелл – корпоративный тренер и автор отмеченной наградами книги “Meeting Matter” – в статье издания Harvard Business Review:
“Чёткий и понятный план действий – это то, из чего определяется польза от встречи. Чтобы беседа принесла реальные изменения, после неё каждый сотрудник должен чётко понимать что именно и в какой срок он должен сделать. Проводите такие беседы сами и требуйте других делать то же самое”
Никогда не отменяйте личные встречи
Без определённого опыта, работа в удалённом формате может привести к разобщению коллектива, проблемам в общении и сотрудничестве. Встречи 1-на-1 – отличная возможность для вас построить крепкие отношения с подчинёнными, понять их проблемы и вовремя оказать поддержку.
Даже если удалённую встречу отменить проще, чем традиционную, ни в коем случае не делайте этого.
Отмена встречи может привести к ухудшению мотивации в коллективе. Более того, вы рискуете пропустить проблему, требующую незамедлительных действий.
Вспышка коронавируса, безусловно, заставила нас столкнуться с непростыми ситуациями, одна из которых – удалённая работа. Но мы уверены, что эффективные встречи 1-на-1 помогут вам и вашему коллективу быть максимально продуктивными и мотивированными.
Берегите себя и будьте здоровы!
